Al duurt het nog enkele maanden voordat het zomervakantie is, het is nu de hoogste tijd om al bezig te zijn met het samenstellen van een effectieve jaarkalender. Cao-technisch gezien moet je deze voor de zomer delen met je team. Hoe eerder je daarom begint met het samenstellen hoe beter.
Wat moet er allemaal in een jaarkalender?
Een goede jaarkalender bevat minimaal de volgende onderdelen:
- Alle vergaderingen (team, bouw, sectie, afdeling…).
- Alle avonden (rapportavond, feestavond).
- Alle festiviteiten (kerstfeest, zomerfeest).
- Belangrijke deadlines (jaarbestelling, formatie).
- Studiedagen en studiemiddagen.
- Belangrijke externe data (bestuur, samenwerkingsverband).
- Eerste terugkomdag personeel na de zomervakantie.
In hoeveel detail moet ik gaan?
Kort gezegd: wees duidelijk, maar niet te gedetailleerd. Een jaarkalender geeft richting en overzicht over een schooljaar. Maar er gebeuren altijd dingen gedurende een jaar waar je geen rekening mee hebt kunnen houden. Een inhoudelijke planning van je studiedagen kun je daarom beter weglaten uit je jaarkalender. Op die manier bewaar je de mogelijkheid om flexibel om te gaan met eventuele wijzigingen.
Moet ik de jaarkalender delen met de medezeggenschapsraad?
Hoewel het niet verplicht is, kan het absoluut geen kwaad om de jaarkalender breed te delen. Uiteraard bespreek je het eerst met je team. Aansluitend kan het dan in het geheel ter informatie naar de medezeggenschapsraad.
Waar maak ik een jaarkalender?
Er zijn verschillende manieren om je jaarplanning te maken. Tegenwoordig is het voor scholen heel gemakkelijk om een licentie te krijgen voor Office 365 of Google. Hier kun je eenvoudig digitale kalenders maken die je vervolgens kunt delen met je teamleden. De voordelen van een digitale kalender zijn groot:
- Je kunt agendabeheer delen met andere collega’s.
- Zijn er wijzigingen? Een druk op de knop en iedereen is op de hoogte.
- Je kunt eenvoudig een printje maken van de huidige maand en ophangen in de personeelskamer. Mocht je toch papier willen gebruiken.
- Via de iCal-deel functie kun je de jaarkalender ook eenvoudig invoegen op andere apparaten of websites.
Twee zien meer dan één
Hoewel ik afraad om een jaarplanning te maken met een team van acht mensen is het altijd handig om de taak te verdelen over minimaal twee personen. Er zijn namelijk altijd dingen om rekening mee te houden die je simpelweg niet in je eentje kan onthouden. Vraag daarom een collega die goed kan plannen om je hierbij te helpen. Een kritisch paar ogen die je planning bekijken levert je veel informatie op. Dat scheelt je weer een eventueel lastige teamvergadering waarbij je dan met wijzigingen geconfronteerd wordt!
