De kracht van het draaiboek

Altijd dezelfde mensen die dezelfde activiteiten organiseren? Dat zijn bekende praktijken in een school. Evenementen en feesten hangen vaak vast aan de mensen die het organiseren omdat ze snel kunnen schakelen en weten wat er moet gebeuren. Dus waarom zou je dit dan in een draaiboek moeten vastleggen? Als een activiteit altijd goed georganiseerd wordt door dezelfde persoon, dan is het toch in orde?

Maar er zit ook een keerzijde aan. Het is kwetsbaar voor een school, wat ik in dit voorbeeld wil uitleggen. Als zaken aan één persoon opgehangen worden (we noemen haar in dit voorbeeld Janny) en die persoon besluit van baan te veranderen (of de loterij te winnen) dan is er opeens een probleem in de school. Want wie weet hoe het kerstfeest gedaan moet worden? De vijf rendieren moeten gehuurd worden, de kerststal staat ergens in een boerenschuur en de liedjes moeten geoefend gaan worden door het koor. Waar is Janny toch als je haar nodig hebt!

En dat is precies waarom een goed draaiboek bij elke activiteit nu zo handig is. Ook als Janny er nog wel is – en niet op een tropisch eiland ligt te bakken – maar gewoon geen zin heeft om voor de dertigste keer het kerstfeest te organiseren.

Ja, het kost wat extra moeite als je dit de eerste keer invoert, want opeens moet iedereen z’n activiteiten vast gaan leggen. Maar het verdient zichzelf dubbel en dwars terug. Maak een map op het netwerk aan voor alle draaiboeken (of zet een dikke tijdschriftenfolder in de teamkamer) en laat mensen hun draaiboeken inleveren.

Een goed draaiboek beschrijft:

• Wat er gaat gebeuren
• Wie er wat en wanneer moet organiseren
• Wat er van alle teamleden wordt verwacht
• Budget en kosten
• Evaluatie

Drie redenen om een draaiboek in te voeren

1. Je feesten/activiteiten organiseren wordt makkelijker: je denkt aan alle stappen want ze staan in je draaiboek!
2. Activiteiten zijn niet meer afhankelijk van één persoon.
3. Het helpt je om alles af te vinken. Een voldaan gevoel na afloop is het resultaat.

Die evaluatie vergeten we vaak. Maar vaak is er aan het eind van een feest genoeg te evalueren. “Dit moet de volgende keer anders!” kan gelijk in het draaiboek meegenomen worden.

Om je alvast op weg te helpen zitten er twee bestanden bij dit bericht: een Word bestand of een PDF bestand. Dan kun je gelijk eens kijken hoe een draaiboek eruit kan zien en wat je ermee kunt doen. Veel succes ermee!

Download hier: